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「ニューノーマル時代の働き方」について
2020年の世界的な新型コロナウイルス感染拡大を受けて、新しい生活様式=「ニューノーマル」と呼ばれるように、私たちの暮らしは大きく変容することになりました。
ビジネスにおいても同様で、「ニューノーマル時代の働き方」が求められるようになっています。
本記事では、「ニューノーマル時代の働き方」とは？またこれからの時代を生き抜く企業になるために必要なことなどを解説します。
ニューノーマルとは？
2020年5月に開かれた新型コロナウイルス感染症専門家会議では、飛沫感染や接触感染、さらには近距離での会話への対策をこれまで以上に取り入れた「新しい生活様式」を実践していく必要があるとの提言がされています。
この「新しい生活様式」を言い換えたのが「ニューノーマル」。
ビジネスにおいても「ニューノーマル」は大変重要なキーワードで、既存のビジネスモデルが通用しなくなり経営危機に陥る可能性がある一方、正しい企業活動ができれば自社を大きく成長させることができるチャンスでもある、といえるでしょう。
ニューノーマル時代の働き方とは？
では「ニューノーマル時代の働き方」とはどういったことを言うのでしょうか。
本来の目的であるコロナウイルス感染を避けるために密を避ける、というのはすでに常識になりつつありますが、ビジネスにおいて密になる機会が多いのは、会社の事務所内や通勤時の電車内などがあげられます。
このような密の状態を避けるために、自宅やシェアオフィスを活用した「テレワーク」やそのためのオンライン会議の活用、また都市部から地方へのシフトや社員の出勤時間をずらすためのフレックス制度など…
このように密を避けながら企業活動を行うことが「ニューノーマル時代の働き方」と言えるでしょう。
これからの時代を生き抜く企業
ただもちろん密を避けてればそれでOK!というわけではなく、上記のような感染対策を行いつつ生産性を向上させる必要もあります。
例えば、「テレワークを実施したけど、うまく活用できず効率が悪くなった…」「社内でのコミュニケーションが減り、生産性が下がった…」などとなってしまうのは避けたいもの。
逆にテレワークを実施した上で社内でのコミュニケーションも問題なく生産性もアップさせる必要がありますし、こういった業務スタイルをとれることで人材採用にもプラスに働くこともあります。
さらには今回のウイルス対策だけでなく地震などの災害時にも事業を継続できる、などといったメリットも多数考えられるため、否定的ではなく、肯定的な考え方で「ニューノーマル」を受け入れることが、「これからの時代を生き抜く企業」と言えるのではないでしょうか。
「ニューノーマル時代の働き方」を実現するグループウェアとは
それでは、これからの時代を生き抜く企業となるために必要なツールのひとつともいえる「グループウェア」について解説します。
グループウェアとは？
グループウェアとは、社内での情報共有やコミュニケーションを行い業務効率を上げるツールの総称。
主に以下のような機能があります。
- 電子メール
- 電子掲示板：掲示板でメッセージのやりとり
- ドキュメント共有：情報、ファイル、画像などをメンバー間で共有
- スケジュール管理：個人だけでなく、メンバーのスケジュールを共有
- ワークフロー：企画書や報告書などをシステム内で電子決裁
- 会議室、設備予約：会議室や設備などの貸出予約状況を管理
- ファイル共有：資料や写真を共有
続いてグループウェアと呼ばれる代表的なソフトウェアをご紹介します。
Microsoft Teams
まず1つ目はMicrosoft「Teams」（マイクロソフトチームス）。
「Teams」とは、Microsoft365（旧称Office365）というサブスクリプション方式のソフトの一部の機能で、チャットや通話、Web会議機能もあり、社内外問わずオンライン上でのコミュニケーションが可能となります。
またこのMicrosoft365には「Teams」だけではなく、「Excel」や「Word」、「Outlook」など従来通りのOfficeアプリが含まれるプランもあります。
「Excel」や「Word」をチームで共同編集したり、「Outlook」と連携しチーム内のスケジュール管理なども可能に。
サイボウズOffice
1997年に愛媛県松山市で創業したサイボウズ社が手掛けるグループウェア「サイボウズOffice」。
今や67,000社以上に使用されていて、使いやすさが最大の売りのソフトです。
その機能としては、スケジュール管理や掲示板機能、申請書管理にチームの進捗管理機能…などキリがないほど多数の機能を持ちます。
その中から自社にあった機能だけを選んで使用することもできますし、選んだ機能を使いやすいようにカスタマイズできるといったことも「サイボウズOffice」の強みです。
このように国産のグループウェアならではの使いやすさが売りでありますが、何よりまず「とりあえず使ってみる」のが一番理解頂きやすいと思います。
以下公式サイトにて、30日間無料でオンラインデモが可能。
テレワークをするために必要なVPNやUTMとは
続いては自宅などでのテレワークを実施するために必要なVPNやUTMについて解説します。
VPNとは？
まずVPNについて。
VPNとは「バーチャルプライぺートネットワーク(Virtual Private Network)」の頭文字をとった用語。
例えば本社と営業所や自宅など、離れた場所との間を専用線でつないで安全なデータ通信を実現する仕組みで、仮想プライベートネットワークとも呼ばれます。
VPNでつながると、例えば本社のサーバーにあるデータに営業所のパソコンからアクセスできるようになります。
UTMとは？
続いてUTMについて。
UTMとは「Unified Threat Management」の頭文字をとった用語で、総合脅威管理を行うことを意味します。
具体的には、インターネットの出入口の機能を持つルーターの代わりのような機器のことで、それに加えセキュリティ対策機能を持つのがUTM。
不正アクセスを防ぐファイアウォールや迷惑メールを除外するスパムメールフィルタ、ボットと呼ばれるマルウェアを監視するアンチボットなど、社内外からの不正アクセスを防ぐ機能を持っています。
社内外とのデータ通信を行うVPNの仕組みを利用するにあたっては、情報漏洩や悪意のある他者からの攻撃などセキュリティの問題がありますから、このUTMは必須ともいえるでしょう。
UTMである「CheckPoint」や「Meraki」を利用してVPN環境が構築できる
このようなセキュリティ対策機能を持つUTMに「CheckPoint（チェックポイント）」や「Meraki（メラキ）」という製品があります。
これらは上記のようなUTMとしてのセキュリティ対策機能を持つのはもちろん、VPN機能も持っているのが特徴。
「CheckPoint」や「Meraki」を会社のネットワーク内に設置することで、自宅や出先のパソコンやタブレットなどの端末から共有サーバーなどへ接続しデータのやりとりが可能になります。
徳島県「WITH・コロナ新生活様式導入応援助成金」を活用できるかも！
徳島県では「業種ごとの感染拡大予防ガイドライン」に沿った「新しい生活様式」を実践し，安定した事業継続を図ることを目的とした支援があります。
テレワーク環境を整備するために必要な上記のようなソフトウェアやVPN環境の構築にかかる導入経費など、メニューにより最大で上限100万円まで助成してもらうことができます。
さらに助成率は10/10となっていますので、内容によっては全額助成してもらえることも。
この機会にぜひ活用したい助成金でありますが、詳細は下記徳島県HPにてご確認いただくか、弊社担当営業までお問合せください。
ウェビナー（Webセミナー）してみました
以上、「ニューノーマル時代の働き方」についてお伝えしてきましたが、先日今回の内容をリコージャパン株式会社様のご協力を得てウェビナー（Webセミナー）にて説明させて頂きました。
スピーカーを務めたのは弊社システムサポート・サービス課木村社員。
上記紹介させて頂いた「サイボウズOffice」の実際のデモの様子などをはじめ、グループウェアやUTMなどについてご説明させて頂いております。
弊社としてもWebセミナーを開催するのは初めての試みであり拙い部分もあるかもしれませんが、今後もお客様にとってのお役立ち情報をいろんな形で発信していければと思っております。
ウェビナー制作打ち合わせの様子
スピーカーを務める木村拓也社員
リコージャパン株式会社様と弊社のウェビナー制作メンバー、記念撮影！